Kreatywne aranżacje wnętrz biurowych
Organizacja podróży służbowej szefa może być nie lada wyzwaniem dla sekretarki, warto zacząć ją stosunkowo wcześniej ze względu na formalności związane z dokumentami osoby podróżującej oraz oszczędność kosztów, stresu i czasu.
W przypadku wyjazdu za granicę należy sprawdzić dokumenty, które są wymagane w danym kraju, być może potrzebna będzie wiza. Warto też zapoznać się z obyczajami, różnicami kulturowymi i przekazać takowe informacje szefowi. Nieraz od małych gestów może zależeć powodzenie negocjacji, np. w Chinach wymiana wizytówek dokonuję się przez podanie jej w obu dłoniach, w Japonii natomiast nawet przy okazji spotkań służbowych mile widziane są drobne upominki – jest to dowód szacunku.
Do zadań sekretarki należy rezerwacja biletów lotniczych lub innych środków komunikacji a także hotelu. Warto zadbać tutaj o odpowiedni standard, znać preferencje i gust szefa aby podróż była jak najbardziej komfortowa. Przed wyjazdem należy także ustalić i potwierdzić terminy spotkań w trakcie wyjazdu i dojazd komunikacyjny do nich, w celu ułatwienia podróży można wynająć samochód.
Szef może potrzebować pomocy przy komplementacji bagażu, czasem może być to zakup walizki, oddanie garnituru do pralni. Najczęściej jest to jednak przygotowanie materiałów na spotkania i innych niezbędnych dokumentów takich jak bilety podróżnicze czy potwierdzenia rezerwacji. Wszystkie ważne dokumenty, plany i agendy spotkań, przemówienia należy zebrać w jednej teczce, tak, aby przełożony miał możliwość przejrzenia ich w trakcie podróży.
Aby uniknąć długich kolejek na lotnisku można wykonać odprawę online. W przypadku podróży pociągiem, w celu wyboru dogodnego miejsca oraz najkrótszego połączenia, możemy zakupić bilet na stronie internetowej PKP i w ramach wcześniejszej rezerwacji skorzystać z korzystnych rabatów. Jeżeli dokonamy rezerwacji biletu miesiąc wcześniej możemy dostać nawet 30% zniżki. Podczas planowania terminarza wyjazdu należy uwzględnić ewentualne opóźnienia komunikacji. Zadaniem sekretarki jest dopracowanie wszystkich szczegółów i sprawdzenie czy wszystko zostało należycie przygotowane.
Dobrym rozwiązaniem w tej kwestii może okazać się skorzystanie z pośrednictwa biur organizujących podróże służbowe, które zapewniają kompleksowe usługi zawierające np. przelot, hotel, wizę i ubezpieczenie. W tym celu można zajrzeć na strony m.in.: www.officetravel.pl/ , www.maxima.com.pl/, www.aina.pl/ , www.bislcc.pl/podroze-sluzbowe , www.weco.com.pl/.
Przed wyjazdem warto ustalić formę kontaktu z szefem, pamiętając o możliwych różnicach czasowych oraz wydarzeniach podczas, których nie należy mu przeszkadzać. Podczas jego nieobecności powinno przygotować się sprawozdanie z wszystkich ważniejszych zdarzeń w firmie, tak żeby nasz przełożony nie miał za wielu zaległości.
Szkolenie dla sekretarek, szkolenie dla sekretarki, sekretarka szkolenie, sekretariat szkolenie, asystentka szkolenia, profesjonalna asystentka sekretarka, szkolenie sekretarka asystentka, szkolenia dla asystentek zarządu, szkolenie sekretarka warszawa, szkolenie asystentka zarządu warszawa, profesjonalna asystentka szkolenia, szkolenie dla sekretarki warszawa, kurs sekretarka asystentka, asystentka zarządu szkolenie, asystentka zarządu szkolenie warszawa, office manager szkolenie, certyfikowany office manager, szkolenie office manager warszawa, profesjonalny office manager zarządzanie biurem, sekretarka szkolenia.
Related posts
