Zrównoważone zarządzanie – co to właściwie znaczy?
E-mail to szybki i łatwo dostępny środek komunikacji. Przez to, że pozbawia nas bezpośredniego kontaktu z odbiorcą, często podchodzimy niedbale do ich pisania. O ile w kontaktach prywatnych jest to dozwolone to w relacjach biznesowych musimy przestrzegać pewnych reguł. Poniżej zamieszczamy kilka porad dotyczących konstruowania profesjonalnego e-maila.
- Pamiętaj o temacie wiadomości – w ten sposób informujesz odbiorcę o zawartości wiadomości a także w łatwy sposób możesz ją później odnaleźć.
- Zawsze wpisuj treść wiadomości – nawet jeśli przesyłasz tylko załącznik, wypada poinformować co zawiera. Wysyłanie pustej wiadomości jest niekulturalne.
- Pisz krótko i na temat – szanujmy czas innych, którzy z całą pewnością otrzymują codziennie stos wiadomości. Przeczytanie długiego e-maila zajmuje dużo czasu, większe szanse na szybką odpowiedź istnieje w przypadku napisania zwięzłej wiadomości.
- Ogranicz rozmiar załącznika – zazwyczaj poczty internetowe zawierają ograniczenia dotyczące rozmiaru wiadomości, którą możemy przesłać, zazwyczaj odnosi się to do zbyt dużych załączników. Aby pomniejszyć ich rozmiar należy je skompresować za pomocą takich programów jak np. RAR czy ZIP. Załączniki powinny by też jasno zatytułowane.
- Stosuj odstępy między akapitami – dzięki temu wiadomość będzie bardziej przejrzysta.
- Ograniczaj funkcje odpowiedz – w tym samym dokumencie należy odpowiadać, gdy chcemy ustosunkować na wcześniejszą wiadomość. Pamiętajmy aby nie utrzymywać zbyt długiego ciągu wiadomości, zwłaszcza takiego z załącznikami. Trafniejszym rozwiązaniem będzie utworzenie folderu na wiadomości dotyczące konkretnej sprawy.
- Nie zwlekaj zbyt długo z odpowiedzią – staraj się opowiadać się szybko, mailowo bądź telefonicznie, koniecznie w ciągu 24 godzin. W przypadku nieobecności w pracy, użyj narzędzia jakim jest autoresponder, który w odpowiedzi na e-mail będzie wysyłał wiadomość o naszej nieobecności w firmie. Umieść w nim informację, w jakim terminie cie nie będzie, kto Cię zastępuję oraz kontakt do tej osoby.
- Nie nadużywaj opcji priorytet – używaj ją tylko do ważnych wiadomości, inaczej spowszednieje.
- Pamiętaj o formach grzecznościowych – najbezpieczniejszą formą w przypadku wiadomości do nieznajomych jest forma „Szanowni Państwo/Pani/Panie”, po rozpoczęciu wymiany e-maili, można przejść na „Pani/Panie (imię)”.
- Zwroty kończące – każdy email należy zakończy zwrotem grzecznościowym np. „ Z poważaniem” bądź „Z pozdrowieniami” itp.
- Podpis – każda wiadomość powinna by zakończona podpisem, najlepszą opcją jest zastosowanie automatycznego podpisu w każdym emailu. Pamiętajmy także, aby wszelkie dane kontaktowe zawarte były w stopce.
Szkolenie dla sekretarek, szkolenie dla sekretarki, sekretarka szkolenie, sekretariat szkolenie, asystentka szkolenia, profesjonalna asystentka sekretarka, szkolenie sekretarka asystentka, szkolenia dla asystentek zarządu, szkolenie sekretarka warszawa, szkolenie asystentka zarządu warszawa, profesjonalna asystentka szkolenia, szkolenie dla sekretarki warszawa, kurs sekretarka asystentka, asystentka zarządu szkolenie, asystentka zarządu szkolenie warszawa, office manager szkolenie, certyfikowany office manager, szkolenie office manager warszawa, profesjonalny office manager zarządzanie biurem, sekretarka szkolenia.
Related posts
