Kreatywne aranżacje wnętrz biurowych
Sekretarka/ asystentka często na liście swoich obowiązków ma zadania związane z organizacją i obsługą spotkań biznesowych w firmie. Oprócz kwestii merytorycznej, dużą rolę odgrywa tutaj organizacja takich zdarzeń, dlatego warto aby osoba na stanowisku sekretarki/ asystentki jak najlepiej przygotowała się do spotkania. W tym celu przedstawiamy listę zadań do wykonania przed spotkaniem.
- Skonkretyzuj cel spotkania
Jeśli masz za zadanie efektywnie przeprowadzić spotkanie, dowiedz się w jakim celu jest organizowane. Jeśli jesteś inicjatorką spotkania, skonkretyzuj tytuł, tak aby był jednocześnie celem. Pamiętaj, jeśli grupa nie ma celu, nie ma motywacji do wspólnej pracy.
- Ustal listę uczestników.
Kieruj się zasadą: im mniej, tym lepiej. W spotkaniu powinni wziąć udział Ci pracownicy, którzy faktycznie na tym skorzystają. Pozostałym wystarczy, jeśli otrzymają raport będący podsumowaniem tego, co na spotkaniu zostało ustalone. 
- Dopracuj agendę.
Przygotowuje ją osoba, która odpowiada za przeprowadzenie spotkania w porozumieniu z uczestnikami spotkania, którzy aktywnie wpływają na przebieg spotkania. Po upływie czasu, gdy możliwe były zmiany, agenda staje się obowiązująca i na jej podstawie prowadzi się spotkanie.
- Ustal dogodny dla wszystkich termin.
Ten punkt możemy pominąć gdy spotkanie odbywa się cyklicznie. W innym przypadku, należy zadbać, aby termin pasował jak największej grupie osób pożądanych na spotkaniu. Termin można ustalić w tradycyjny sposób, pytając osobiście, telefonując lub przesyłając innym maile bądź też przez ankietę elektroniczną.
- Poinformuj o spotkaniu.
Informację można przekazać w dowolny sposób –osobiście, telefonicznie, mailowo, bądź za pośrednictwem prasy. Dopilnuj aby wiadomość była przekazana uczestnikom na co najmniej dwa sposoby. Jeśli informujesz telefonicznie, napisz dodatkowo maila z przypomnieniem, w którym umieścisz agendę spotkania.
- Przygotuj salę
Podstawową sprawą jeśli chodzi o salę, jest jej dobre wywietrzenie. Należy sprawdzić cały sprzęt (projektor, telewizor, głośniki, wskaźniki, komputery, telefon w przypadku telekonferencji itp.), następnie poczęstunek i materiały biurowe.
- Poczęstunek i napoje na czas spotkania
Najczęstszą formą poczęstunku są ciastka, paluszki. Obecnie co raz częściej zdarzają się pokrojone świeże owoce. Jeśli na spotkaniu jest do 7 osób, jeśli chodzi o ciepłe napoje, obsługuje się uczestników bezpośrednio tzn. każdy zamawia kawę lub herbatę i są one przygotowywane zgodnie z zamówieniem. Jeśli osób jest więcej, warto przygotować kawę i wrzątek w termosach i zanim rozpoczęło się spotkanie, wszystko ustawić na stole konferencyjnym.
- Materiały biurowe
W salach konferencyjnych powinien być zapas papieru do notowania i długopisów, a także materiałów informacyjnych o firmie. Przed spotkaniem, asystentka musi dopytać się osób odpowiedzialnych merytorycznie za spotkanie, czy należy coś jeszcze przygotować np. raporty, sprawozdania, które będą omawiane w trakcie spotkania.
Szkolenie dla sekretarek, szkolenie dla sekretarki, sekretarka szkolenie, sekretariat szkolenie, asystentka szkolenia, profesjonalna asystentka sekretarka, szkolenie sekretarka asystentka, szkolenia dla asystentek zarządu, szkolenie sekretarka warszawa, szkolenie asystentka zarządu warszawa, profesjonalna asystentka szkolenia, szkolenie dla sekretarki warszawa, kurs sekretarka asystentka, asystentka zarządu szkolenie, asystentka zarządu szkolenie warszawa, office manager szkolenie, certyfikowany office manager, szkolenie office manager warszawa, profesjonalny office manager zarządzanie biurem, sekretarka szkolenia.
Related posts
