Kreatywne aranżacje wnętrz biurowych
Sekretarka w głównej mierze wykonuje polecenia swojego szefa, bywa czasem, iż ma nad sobą kilku przełożonych. Często nawiązuje też kontakty z kontrahentami, współpracownikami w firmie oraz odbiera telefony od klientów. Sekretarka ze względu na mnogość obowiązków powinna być osobą odznaczającą się dużym stopniem komunikatywności, aby jej praca była jak najbardziej efektywna należy popracować nad aktywnym słuchaniem. W ten sposób można lepiej poznać potrzeby szefa oraz jego punkt widzenia.
Poniżej przedstawiamy kilka skutecznych technik aktywnego słuchania:
Odzwierciedlenie
Metoda ta polega na upodobnieniu naszej gestykulacji, postawy ciała, natężenia głosu i zachowania do rozmówcy. Stwarzamy przez to strefę komfortu, bezpieczeństwa, porozumienia, wzbudzamy większe zaufanie. Wkraczając w strefę myśli i emocji drugiej osoby, przydatnymi zwrotami w tej kwestii może okazać się: „tak”, „rozumiem”, „mhm”.
Zadawanie pytań
Pozwala ona lepiej zrozumieć wymagania drugiej osoby oraz pokierować rozmowę na pożądany tor. Pokazuje, iż słuchamy naszego rozmówcę i interesują nasz szczegóły jego wypowiedzi. Pytania otwarte pozwolą na wyrażenie szczerej opinii oraz pozostawią większa przestrzeń, pokazują także iż mamy czas i okazujemy zainteresowanie drugiej osobie.
Parafraza
Polega na powtórzeniu w nieco inny sposób słów naszego rozmówcy. Parafraza pomaga nam w lepszym zrozumieniu intencji drugiej osoby oraz porządkuje omawiane tematy. Podczas trudnych rozmów daję nam chwilę na złapanie oddechu i zebranie myśli. Przy parafrazie najczęściej używa się zwrotów: „Czy dobrze zrozumiałam/em, że…”; „Z tego co Pan mówi wynika, że..”
Potakiwanie
Służy aby pokazać drugiej osobie, iż bierzemy aktywny udział w rozmowie i rozumiemy przekaz do na skierowany. Taka postawa zachęca rozmówce do dalszych wypowiedzi. Swoje zainteresowanie możemy wyrazić także poprzez sformułowania typu: „oczywiście”, „tak, tak”, „no jasne”.
Dowartościowanie
Staramy się znaleźć u klienta mocne strony i uwydatnić je w czasie rozmowy, doceniamy wagę tego co mówi. Sprawiamy, iż druga osoba czuje się kimś ważnym. W tym celu możemy użyć wyrażeń typu: „świetny pomysł”, „bardzo dziękuję, że zwrócił pan na to moją uwagę”.
Podsumowanie
W rozmowie często poruszanych jest wiele kwestii, warto uporządkować je i podkreślić najważniejsze kwestie. Pozwala to zobaczyć do jakich postępów doszło w trakcie konwersacji.
Rozmowa z uwzględnieniem powyższych technik przyniesie korzystniejsze efekty i zwiększy nasz profesjonalizm a tym samym wpłynie na poprawę wykonywanych przez nas zadań. Dodatkowo wzmocnimy relacje z rozmówca.
Najczęściej popełniane błędy podczas prowadzenia rozmowy, których należy się wystrzegać:
- Brak koncentracji na rozmówcy
- Ocenianie wypowiedzi drugiej osoby
- Przerywanie czyjegoś zdania
- Okazywanie znudzenia rozmową
Szkolenie dla sekretarek, szkolenie dla sekretarki, sekretarka szkolenie, sekretariat szkolenie, asystentka szkolenia, profesjonalna asystentka sekretarka, szkolenie sekretarka asystentka, szkolenia dla asystentek zarządu, szkolenie sekretarka warszawa, szkolenie asystentka zarządu warszawa, profesjonalna asystentka szkolenia, szkolenie dla sekretarki warszawa, kurs sekretarka asystentka, asystentka zarządu szkolenie, asystentka zarządu szkolenie warszawa, office manager szkolenie, certyfikowany office manager, szkolenie office manager warszawa, profesjonalny office manager zarządzanie biurem, sekretarka szkolenia.
Related posts
